 支援Mail Merge之型態與格式 |
Mail
Merge 測試 |
| 條件判斷報表 |
多層次報表 (Master/Detail) |
所謂「Mail Merge」就像是Windows Word的「合併列印」功能一樣。UFO Mailer 1.0 是國內唯一能夠做到「Mail Merge」的電子郵件發送軟體，這項功能特別適用於會員信或電子報類的應用。
「Mail Merge」讓您可以送出根據收信者量身訂作的信，每封信都是獨一無二，除了讓收信者備感貼心外，更能轉達許多重要的訊息。
舉例說明，讓您能更加了解為什麼「Mail Merge」是那麼地重要：
- 如果沒有Mail Merge功能，您必須要這樣寫信：
親愛的用戶：
您的會員資格將於近日到期，請盡速繳納會費，謝謝您的支持與合作。
- 如果有「Mail Merge」功能，您可以這樣寫：
親愛的王小明 先生：
您的會員資格將於七月五日到期，請於八月五日前繳納會費，謝謝您的支持與合作。
兩者一經比較，有了「Mail Merge」當然會讓信件更加清楚！
變數之型態與格式說明如下：
“＊” 【#*變數名稱#】
這個特殊字元可用於置換內文中時常會異動的字串，使用的方法是在內文中適當的位置加入#*AAA#(AAA為變數名稱)，然後在發電子報程式中的Mail
Merge設定的頁次中設定所要置換的值其格式為“AAA=聲源科技”。原始內文中此位置是“#*AAA#”但收信者看到的則是改為“聲源科技”了。
型態與格式 |
詳細說明 |
| Date[,formatDt] | 產生出目前(送信的那一刻)的日期，可在後面加上格式。例如：想要將目前的日期顯示成 1999/01/15，則其格式須設成 #*Date,'yyyy/mm/dd'# |
| Time[,formatDt] | 產生出目前(送信的那一刻)的時間，可在後面加上格式。例如：想要將目前時間顯示成 10:30AM，則其格式須設成 #*Time,'hh:mm AM/PM'# |
| Now[,formatDt] | 產生出目前(送信的那一刻)的日期時間，可在後面加上格式。例如：想要將目前的日期時間顯示成 1999/01/15 星期五 pm01:27:34，則其格式須設成 #*Now,'yyyy/mm/dd dddd am/pmhh:nn:ss'# |
| Random[,max][,min][,formatNum] | 產生一個亂數,從min到max之間。例如：格式設定為 #*random,,,'%d'#，則產生結果會是一亂數如 71441061 (每次產生出來的亂數都會不同)，在此例子中，max及min不指定，則會被略過，而formatNum則要求用十進位產生出該數字。 |
| Serial[,formatNum] | 產生一個流水號, 從1開始, 每封信自動加一。例如：格式設定為 #*Serial,'%.4x'#，如果流水號由1開始，則產生結果會是 0001 |
| UserName | 產生出收信者名稱，例如：格式設定為 #*UserName#，則"abc@test.com"的產生結果為 abc |
| Domain | 產生出收信者的網域名稱，例如：格式設定為 #*domain#，則"abc@test.com"的產生結果為 test.com |
| ServerDomain[,ExcludeLevel] | 產生出目前郵件伺服器的網域名稱，此伺服器是您列出"可使用的郵件伺服器"之一或是與Domain相同(假如您直接送信)。 而ExcludeLevel則是要去掉網域名稱的頭, 以製造出稍微不同的機器名稱， 如#*ServerDomain,1#, 而server為"smtp.server.com", 則會得到"server.com" 您可以用類似machine1.#*ServerDomain,1#製造出網域相同但機器名不同的位址 |
所有變數之定義必須介於特殊符號 #*........#
當中，如：#*Date,'yy/mm/dd'#。您可針對個人的喜好自訂格式，設定的格式必須在單引號 '....' 或雙引號 "...." 當中。如果您不訂格式，則程式將會為您訂一預設的格式。
資料庫欄位之型態與格式說明如下：
“＄”【#$欄位名稱#】
如果信件要配合資料庫來產生個人專屬的信件，請在適當的位置加入“#$Fieldname#”其中的Fieldname是資料庫裡的欄位名稱，“$”這個特殊字元後面是欄位的名稱，例如：如果有一個欄位名稱是name，網頁上的變數為#$name#，如果資料庫裡有確實的資料，則會置換成資料庫應有的值，如果資料裡此欄位沒有資料，則會置換成空字串(非空白)。而其他的字串變數較和資料無關。
欄位的輸出可指定其格式，說明如下：
#$DBField[,type][,format]#
DBField為資料庫任一欄位，可在後面加上格式，而 format 格式會依欄位型態的不同而設定以下形式：
型態與格式 |
說明 |
| N[,formatNum] | 顯示數字欄位 |
| F[,formatFloat] | 顯示浮點數(整數+小數)欄位 |
| D[,formatDateTime] | 顯示日期時間欄位 |
| C[,formatFloat] | 顯示金額欄位 (如："$#,##0.00") |
| B[,YesStr/NoStr] | 顯示邏輯欄位 (預設的顯示字串格式為‘yes/no’) |
| R[,Val:NewVal] | 可置換欄位顯示的值 (例如：Ｈ:隱藏)其欄位的值為"H"但顯示出來的是"隱藏"這兩個字，但只可使用一組設定。 |
例如：有一資料庫欄位名是 "付款否"，想要設定使用者是否已付款，則格式設定為 #$付款否,B,'已/未曾'#，"B"表示 boolean (邏輯型態)，"已/未曾"則是它顯示的格式，以斜線符號作分隔。
所有資料庫欄位之定義必須介於特殊符號 #$........# 當中，如：#$Paid,B,'have/have not'#。您可針對個人的喜好自訂格式，設定的格式必須在單引號 '....'
或雙引號 "...."當中。如果您不訂格式，則程式將會為您訂一預設的格式。
特殊資料庫欄位值表示法：
#$!Replace(param1,param2,param3,......)#
例如：#$!Replace(amount,0:You have no money,'$#,##0.0')#
表示置換欄位amount的值所自訂的顯示字串，Replace為置換指令，amount為欄位名稱，'$#,##0.0'為顯示格式。上面例子表示若欄位amount有數值時，則數值會以'$#,##0.0'格式顯示，若欄位amount的數值是0時，則顯示'You have no money'的字串。
這個指令可使用多組參數，例如某一欄位的值可能為“1,2,3,4”，可設定為 (1:很好,2:好,3:尚好,4:差)，如果它的值是１則顯示'很好'，２顯示'好'，３顯示'尚好'，以此類推。
formatDt (日期時間類的格式) 說明如下：
| formatDt | 顯示說明 |
| c | 顯示日期，接著時間，如果分數部份的值是0，則時間不顯示，使用系統預設格式。 |
| d | 以數字顯示日，前面沒有0 (如：1-31)。 |
| dd | 以數字顯示日，前面有0 (如：01-31)。 |
| ddd | 顯示星期的縮寫 (如：Sun-Sat) ，使用系統預設格式。 |
| dddd | 顯示星期的全名 (如：Sunday-Saturday)，使用系統預設格式。 |
| ddddd | 顯示簡短的日期，使用系統預設格式。 |
| dddddd | 顯示詳述的日期，使用系統預設格式。 |
| m | 以數字顯示月份，前面沒有0 (如：1-12) 。如果m是緊跟著h或 hh出現，則m是表示分鐘而不是月份。 |
| mm | 以數字顯示月份，前面有0。如果mm是緊跟著h或 hh出現，則mm是表示分鐘而不是月份。 |
| mmm | 顯示月份的縮寫 (如：Jan-Dec) ，使用系統預設格式。 |
| mmmm | 顯示月份的全名 (如：January-December)，使用系統預設格式。 |
| yy | 以2碼數字顯示年 (如：00-99)。 |
| yyyy | 以4碼數字顯示年 (如：0000-9999)。 |
| h | 顯示小時，前面沒有0 (如：0-23)。 |
| hh | 顯示小時，前面有0 (如：00-23)。 |
| n | 顯示分鐘，前面沒有0 (如：0-59)。 |
| nn | 顯示分鐘，前面有0 (如：00-59)。 |
| s | 顯示秒，前面沒有0 (如：0-59)。 |
| ss | 顯示秒，前面有0 (如：00-59)。 |
| t | 顯示簡短的時間，使用系統預設格式。 |
| tt | 顯示詳述的時間，使用系統預設格式。 |
| am/pm | 使用12小時制，前面有 h或 hh格式，'am' 表示中午以前，'pm' 表示中午以後，am/pm可用小寫、大寫或大小寫混合，顯示結果會依設定的大寫或小寫而定。 |
| a/p | 使用12小時制，前面有 h或 hh格式，'a' 表示中午以前，'p' 表示中午以後，a/p可用小寫、大寫或大小寫混合，顯示結果會依設定的大寫或小寫而定。 |
| ampm | 使用12小時制，前面有 h或 hh格式，ampm的內容使用系統預設格式。 |
| / | 顯示日期的分隔符號，使用系統預設格式。 |
| : | 顯示時間的分隔符號，使用系統預設格式。 |
| 'xx'/"xx" | 包含在單引號或雙引號中的字串會直接顯示出來，它不會影響格式化 (如：引號內格式訂為 "I am smart"，則顯示出來的字串即為 I am smart。 |
formatNum (數字類的格式) 的形式如下：
"%" ["-"] [寬度] ["." 精確度]
Type
它的形式由%開始，而接在%後面的中括弧內的指定格式是選擇性的，您可以指定，也可不指定它的格式，而最後面可能出現的數值型態(Type)說明如下：
| Type | 顯示說明 |
| d | 小數 (Decimal)。傳入引數必須是整數，數值會被轉換成小數點字串，如果字串含精確度的指定格式，則產生的結果字串至少必須包含指定精確度的位數；如果數值含較少的位數，則產生的結果字串左邊會補 0。 |
| e | 科學數字 (Scientific)。傳入引數必須為浮點值，數值會被轉換成"-d.ddd...E+ddd"字串形式，產生的結果字串如果是負數則會有負號在前面，小數點前面一定會有一數字。 |
| f | 固定數 (Fixed)。傳入引數必須為浮點值，數值會被轉換成"-ddd.ddd..."字串形式，產生的結果字串如果是負數則會有負號在前面。 |
| g | 一般數字 (General)。傳入引數必須為浮點值，數值會被轉換成最短的可能字串 (引用固定數或科學數字格式)， 精確度的指定格式會反應在產生的結果字串，產生的結果字串預設精確度到 15位。 |
| n | 數字 (Number)。傳入引數必須為浮點值，數值會被轉換成"-d,ddd,ddd.ddd..."字串形式，"n"的格式相當於"f"格式，除非產生的結果字串含有上千個分隔符號。 |
| m | 貨幣數字 (Money)。傳入引數必須為浮點值，數值會被轉換成貨幣金額的字串，它的轉換是使用系統預設格式，會因不同的操作系統而有所不同，如果字串內含精確度的指定格式，則數值會將系統預設的格式蓋過去。 |
| s | 字串 (String)。傳入引數必須為字元或字串，產生結果字串的精確度會到指定的最大長度，如果傳入引數的字串長度超過最大長度，則字串會被截掉。 |
| x | 十六進位數字 (Hexadecimal)。傳入引數必須為整數，數值會被轉換成16進位數字，如果字串內含精確度的指定格式，則產生結果字串至少必須包含指定精確度的位數，如果數值含較少位數，則產生的結果字串左邊會補 0。 |
注意：以上格式會隨系統的不同而稍有不同，例如：在中文操作系統上使用時，設定的格式會以中文顯示，而在英文操作系統上使用時，則設定的格式會以英文顯示。
Type 與 format (結合日期時間類與數字類的格式) 說明如下：
| Type | format | 顯示說明 |
| S | 字串 (String)，此為預設格式。format省略。 | |
| D | formatDt | 日期時間 (DateTime)。例如：'yy/mm/dd'。 |
| N | formatNum | 數字 (Number)。例如：'%.4x'、'%d'、'%5.3f'等。 |
| B | format | 邏輯 (Boolean)。例如：'Yes/No'、'是/否'、'作過/沒作過'等，如果是True則顯示Yes、是、作過；如果是False則顯示No、否、沒作過。 |
| C | 貨幣 (Currency)。format省略。 |
製作郵件的樣版(Template)可使用一般的文書編輯器編輯成一般的文字檔，如果要讓使用者收到圖文並茂的信件可使用Outlook Express編輯成eml檔案。
需要注意的是介於『＃』之間的字串，這些字串是由後端程式辨識後置放其他字串的變數。在第一個＃號後緊接著都會有一個特殊字元如＊、︿、＄、％等等，最後以＃結尾。
以下為 "MailSample.txt"(編信範例內容) 及 "Result.txt"(收件者所收到的信件內容) ：
[MailSample.txt]From: you@#*domain#
To: #$EMail#
Subject: #*random,,,'%.4x'#測試郵件住址
MIME-Version: 1.0
Content-type: text/plain; charset=BIG5
Content-Transfer-Encoding: 8bit
#$姓名##$稱謂#您好：
您的會員資格將於#$到期日,d,'"西元"yyyy"年"mm"月"dd"日"'#到期，
應繳納NT$#$欠款,C#的會費，
告訴您一個小秘密，您的紅利積點是#$浮點數#，最近#$邏輯,B,'已/未曾'#吃過麥當勞，
郵件住址是#$EMail#，對不對？
如果錯誤的話，請來信告知。
現在時間：#*now,'dd/mm/yyyy dddd am/pmhh:nn:ss'#
[Result.txt]From: you@sparc4.cc.ncku.edu.tw
To: abc@sparc4.cc.ncku.edu.tw
Subject: 4FF72C18測試郵件住址
MIME-Version: 1.0
Content-type: text/plain; charset=BIG5
Content-Transfer-Encoding: 8bit
王小明先生您好：
您的會員資格將於西元1999年01月13日到期，
應繳納NT$530的會費，
告訴您一個小秘密，您的紅利積點是68，最近已吃過麥當勞，
郵件住址是chungho@sparc4.cc.ncku.edu.tw，對不對？
如果錯誤的話，請來信告知。
現在時間：15/05/2000 星期一 pm05:03:06
注意：一旦您編輯的格式有錯誤，測試結果的檔案中會出現訊息如：Format '%.2g' invalid or incompatible with argument。
使用「Mail Merge」的基本方法：
無論是用Outlook/Netscape或是內附的編信軟體，您只要打入： #$FieldName# ，就可以將資料庫中"FieldName"自動取代此一部份。請注意，資料庫中必須有此欄位，否則會出現錯誤訊息。
在用Outlook或Netscape編信時，請不要用"Base64"或"Quoted Printable"來將郵件內文字編碼，這樣會使Mail Merge找不到要轉換的欄位。
在Outlook Express下，請至"工具/選項/傳送/郵件傳送格式/設定/文字編碼方式"，設成"無"。如果用"Quoted Printable"也可以，但是這樣就不可以使用中文的資料庫欄位了！
IF... ELSEIF...
ELSE... ENDIF
您可藉由自訂資料庫的記錄，來決定是否輸出相關的文件內容。例如：有一信用卡發卡銀行，對於它的客戶，只要一年消費十(含)次以上，即可享受免年費的優惠，在電子報的範本上即可利用此方法，由它的消費次數來判斷是否可享受"免繳年費"的優惠，電子報的範本內容可寫成：
#%IF (DBVar(次數)>＝10#免繳年費
如果客戶的消費次數不足十次，則在他所收到的電子信件中不會出現"免繳年費"，相對的，消費次數達10次以上，即出現"免繳年費"的文字內容。
使用的功能變數如下：
#%IF Expression#
#%ELSE#
#%ELSEIF Expression#
#%ENDIF#
使用的方式和一般的程式語法雷同，如您不熟悉語法，可以參考下面的範例：
來源範本檔：
[SampleADO.htm]
親愛的 #$姓名# #$稱謂#,
根據我們的資料, 您的訂報日是#$訂報日,D,'yyyy/m/d'#
您在我們電子商場的購物總金額是#$購買金額,C#
<#%IF (DBVar(月收入)>50000) or (DBVar(購買金額)>=50000)#> 您的月收入是#$月收入,C#
您真是有錢人
<#%ELSEIF DBVar(購買金額)>20000#> 您在我們電子商場的購物總金額是#$購買金額,C#
購物愉快
#%ELSEIF DBVar(活躍度)>500# 您在我們電子商場的活躍度是#$活躍度#
您真是我們的忠實客戶
<#%ELSE#> 您還真窮
<#%ENDIF#> 如果您不想收到此封信, 請點選以下超連結：
admin@myCompany.com?subject=remove
聲源科技 敬上
以上的範本中粗黑字體的部份，會因前面的條件敘述成立與否而決定是否出現在輸出的文件上，
下面是輸出的文件內容：
產生的文件內容如下（舉2個例子）：
親愛的 王阿毛 先生,
根據我們的資料, 您的訂報日是1998/12/29
您在我們電子商場的購物總金額是$555.00
您在我們電子商場的活躍度是1234.67
您真是我們的忠實客戶
如果您不想收到此封信, 請點選以下超連結：
admin@myCompany.com?subject=remove
聲源科技 敬上
親愛的 程順青 經理,
根據我們的資料, 您的訂報日是1999/3/21
您在我們電子商場的購物總金額是$50,000.00
您的月收入是$73,000.00
您真是有錢人
如果您不想收到此封信, 請點選以下超連結：
admin@myCompany.com?subject=remove
聲源科技 敬上
條件的運算式如下：
左邊 (>, >=, <, <=, = , <>)
右邊
例如：
B <= 6.6
C = 'ABC'
邏輯運算式的格式如下：
((A>3) and (b<6)) or (c>5)
DBVar(欄位名稱) -- 此標籤的作用為取得資料庫當筆記錄的欄位值。
DBVar(!欄位名稱) -- 此標籤用於邏輯欄位，' ! '表示'NOT'的意思。
FormVar(網頁上的變數名稱) -- 此標籤用於取得使用者所傳回網頁之變數值。
ServerVar(伺服器變數名稱) -- 此標籤用於取得伺服器內定之物件值。
以下為多層次的條件判斷範例：
範例 [SampleADO.eml] 說明 [nest.eml] #%IF(A>3)#HA! HA!#%ENDIF#
親愛的 #$姓名# #$稱謂#,根據我們的資料, 您的訂報日是#$訂報日,D#
您在我們電子商場的購物總金額是#$購買金額,C##%IF DBVar(資訊科技)# 此段是 IF 成立的敘述 #%IF DBVar(生活休閒)# 您選了資訊科技報和生活休閒報(兩層迴圈 IF 成立) #%ELSE# 您只選了資訊科技報(兩層迴圈 ELSE 成立) #%ENDIF# #%IF DBVar(!政治)# 您選了資訊報，但不選政治報(兩層迴圈 IF 成立) #%IF DBVar(投資理財)# 您選了資訊科技報和投資理財報(三層迴圈 IF 成立) #%ENDIF# #%ELSE# 您選了資訊報和政治報(兩層迴圈 ELSE 成立) #%ENDIF# #%ELSEIF DBVar(生活休閒)# 此段是 ELSEIF 成立的敘述 #%IF DBVar(!政治)# 您選了生活休閒報，但不選政治報 (兩層迴圈 ELSEIF, IF 成立) #%IF DBVar(投資理財)# 您選了生活休閒報和投資理財報(三層迴圈 ELSEIF, IF, IF 成立) #%IF DBVar(月收入) > 0 # 您選了生活休閒報和投資理財報，且具經濟能力(四層迴圈 ELSEIF, IF, IF, IF 成立) #%ENDIF# #%ENDIF# #%ELSE# 您只選政治報(兩層迴圈 ELSE, ELSE 成立) #%ENDIF# #%ENDIF# 聲源科技 敬上
您如有複雜的判斷條件需求(多層次的條件判斷)，不妨試試以上的超強功能吧！
如果在您外寄的電子報中，在主記錄(主表格)中需要連結至其他表格的多筆資料時，它將輕鬆的解決您的問題。
LINK標籤說明如下：
#!LINK(ComponentName,ModuleName,EndTag,$KeyField)#
:
:
<EndTag>
標籤 說明 #!LINK 表示此處需連結其他資料表格 ComponentName 指資料庫模組元件名稱，如：Table1 ModuleName 外掛資料庫模組檔案位置，如：D:\聲源\Mail\Samples\test.dfm。如果只有檔案名稱，而沒有檔案路徑，此檔案請放置於程式的相同目錄下。 Tag 起始標籤，如：Mark。 $KeyField 資料連結的欄位名稱，如：$IDNO。 : 此處可依據需求列出多筆資料明細。 <Tag> 結束標籤，如：<Mark>。
這個指令是用於關聯式的資料表格，如信用卡的對帳單，一個人會對應到多筆的消費明細。
範本檔內容：
[MasteDetail.eml]
親愛的#$cname##$sex,B,"先生/小姐"#您好：
以下所列示的是您的工作機會
<#!LINK(detail,D:\聲源\Mail\Samples\test.dfm,aaa,$IDNO)#>
--------------------------------------------------
公司名稱：#$company#
部門名稱：#$dept#
職務名稱：#$job#
連絡人 ：#$contact#
聯絡電話：#$tel#
傳真號碼：#$fax#
地 址：#$address#
公司網址：#$www#
電子郵件：#$Email#
--------------------------------------------------
<aaa>
輸出結果：
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
親愛的林明忠先生您好：
以下所列示的是您的工作機會
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公司名稱：忠孝股份有限公司
部門名稱：資訊部
職務名稱：程式設計師
連絡人 ：周先生
聯絡電話：25221234
傳真號碼：25224321
地 址：台北市中山北路100號
公司網址：www.risingedge.com.tw
電子郵件：chen@risingedge.com.tw
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--------------------------------------------------
公司名稱：仁愛股份有限公司
部門名稱：資訊部
職務名稱：程式設計師
連絡人 ：林小姐
聯絡電話：25221234
傳真號碼：25224321
地 址：台北市中山北路100號
公司網址：info-anywhere.com.tw
電子郵件：chen@risingedge.com.tw
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--------------------------------------------------
公司名稱：信義股份有限公司
部門名稱：資訊部
職務名稱：程式設計師
連絡人 ：陳小姐
聯絡電話：25221234
傳真號碼：25224321
地 址：台北市中山北路100號
公司網址：www.infohub.com.tw
電子郵件：chen@risingedge.com.tw
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--------------------------------------------------
公司名稱：和平股份有限公司
部門名稱：資訊部
職務名稱：程式設計師
連絡人 ：王小姐
聯絡電話：25221234
傳真號碼：25224321
地 址：台北市中山北路100號
公司網址：info-anywhere.com.tw
電子郵件：chen@risingedge.com.tw
--------------------------------------------------
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
cname, sex, company, dept, job, contact, tel, fax, address, www, Email為欄位名稱。
範本中的cname及sex為主表格的資料，其他如：company, dept, job, contact,
tel, fax, address, www, Email等皆為另一表格的連結資料。