傳送郵件

    執行步驟

    1. 設定名單資料庫

        1. 先至 檔案 點選 設定名單資料庫

          Image40.GIF (4829 bytes)
        2.  

        3. 進入 開啟舊檔 的畫面,選擇您要寄送郵件的名單資料庫:
        4. 本系統會贈送您一個空白的MailList.DB檔,以供您填入名單資料,輕鬆完成一個名單資料檔。

          如果您對資料庫系統很熟悉的話,也可以自行以DBDBF格式的檔案編寫您的資料庫,然後以上述的開啟舊檔方式來開啟即可。

          此外,本系統專業版還提供ClientInfo.DB檔,讓您有更多的欄位來做客戶資料管理。

        5. 到最上面的功能表中點選 名單管理 功能鍵,就會出現您剛剛選擇輸入的名單資料庫。


        6. 名單管理 中,您可以檢視每個名單的 郵件名單狀態( Mail Status)

          郵件名單狀態( Mail Status) 的說明

          空白表示清除狀態

          OK -- 傳送成功,表示郵件伺服器沒有拒絕此收件者。

                     請注意,郵件伺服器接受此一收件者並不代表它就是正確的住址。

          BH -- Bad Host,此時無法連接該郵件伺服器。

          SE -- Sender error,郵件伺服器回應"送信者錯誤"。

          DE -- Data error,郵件伺服器於傳送郵件資料時錯誤。

          ER -- Error,郵件主機拒收此一收信人。


        7. 使用 自訂的資料庫 基本方法

          對於比較熟悉電腦的使用者,我們提供了一項方便的功能,就是您可以使用自訂的資料庫來抓取與管理郵件名單。

          所謂【自訂的資料庫】是一個您個人擁有與管理的資料庫,格式包含”dBase”、”Paradox”、"Microsoft Access"或任何Borland Database Engine可存取的資料庫,資料欄位不限,但至少包含以下欄位:

          “Email” 文字,長度足夠放下一般的e-mail位址(我們使用40字元,最少20字元)

          “MailStatus”
          文字,希望有三位數

          並希望提供
          "EMail"欄位的索引,程式會自動判定有無索引,如果有就使用,如果沒有就不用,但程式在抓取名單時就不檢查是否重複。

          索引名稱不重要,程式會自動偵測最好是"idxEMail"
          如果您資料庫中的欄位名稱不是"EMail"與"MailStatus"則程式會詢問您正確的名稱
          如果您採用Microsfot Access MDB格式的資料庫請注意應"允許零長度的資料"否則會造成清除狀態時資料庫不允許零長度的資料的錯誤


          當您採用【自訂的資料庫】時,資料庫的欄位自然也可以放入Mail Merge功能中。

          如果您對這些並不熟悉,則請使用我們提供的資料庫
          ,但此強大的功能則無法利用。
          如有疑問,請先查詢 "Inprise的BDE(Borland Database Engine)的相關資料。
    2. 傳送郵件 功能中,依您個人需求設定所有功能。
    3. 撥號上網。如果您使用固接網路則可省略此一步驟。
    4. 到最上面的功能表中點選 開始傳送 功能鍵,系統就會自動傳送。如果您要在傳送過程中終止傳送,只要到最上面的功能表中點選 停止傳送 功能鍵,就可以隨時終止傳送。
    5. 您可以在 名單管理 中檢視有哪些信件已送出,哪些仍未送出。下次再傳送時也不用擔心會重覆寄信,因為在 傳送郵件 功能中,您可以點選 跳過已送過的信件 ,就可避免這樣的問題發生。
    6. 一些特殊技巧
      如果您只想發信給部份的用戶,則可以採用以下方式:
      將不要發信的用戶狀態設為”OK”,並清除將要收信的用戶狀態(設為空字串),然後選擇 跳過已傳送的用戶 即可。

      接著進入 名單管理 ,按下
      ”Filter”(條件過濾) 設定一些條件,這樣子名單就只會顯示出您想要使用的名單了。(許多功能都可用”Filter”來限制名單,這是一個很有用的功能。)

      如果您嫌送信速度太慢,可以將名單分成數份,並一次開啟多個程式,將名單資料庫設在不同的地方,然後同時傳送即可。